Pengumuman Hasil Audit Pengawasan Kearsipan Internal tingkat OPD se Kota Padang Panjang Tahun 2021

Senin, 29 November 2021, Bertempat di Lapangan Balaikota Padang Panjang bertepatan pada Upacara Peringatan HUT KORPRI, PGRI dan Hari Guru Nasional, dilakukan penyerahan piala, piagam penghargaan dan reward bagi OPD yang mendapat Peringkat I, II dan III.

Audit Pengawasan Kearsipan tingkat OPD di Lingkungan Kota Padang Panjang merupakan kegiatan rutin yang dilakukan oleh Tim dari Lembaga Kearsipan Daerah bersama Inspektorat dengan maksud dan tujuan mendorong perangkat daerah untuk menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan dengan mengacu kepada peraturan kearsipan, serta untuk mewujudkan tertib arsip dan penyelamatan arsip statis pada pemerintah daerah Kota Padang Panjang.

Berdasarkan Laporan Hasil Audit Kearsipan Internal Kota Padang Panjang tanggal 22 September 2021, adapun Peringkat dan Kategori Hasil Pengawasan Kearsipan Internal adalah: Peringkat I: Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia, Nilai 85, 50 kategori A (Memusakan).

Peringkat II: Dinas Penanaman Modal dan PTSP, Nilai 81,50 kategori A (Memuaskan).

Peringkat III. Badan Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan Daerah, Nilai 80,50 Kategori A (Memuaskan).

Penyerahan piala, piagam dan reward tersebut, untuk peringkat I langsung diserahkan oleh Walikota Padang Panjang Bapak Fadly Amran, BBA, Peringkat II oleh Wakil Walikota Bapak Drs. Asrul dan peringkat III oleh Sekretaris Daerah Kota Padang Panjang Bapak Sonny Budaya Putra, AP. M.Si. diterima langsung oleh kepala OPD masing-masing dan didampingi Kepala Dinas Perpustakaan dn Kearsipan Kota Padang Panjang Bapak Yan Kas Bari, SE beserta Kepala Bidang Kearsipan Ibu Elfita Yeni, S.Pd. (dpk)

DPK mengadakan Kegiatan Sharing Knowledge Penyelenggaraan Kearsipan

DPK mengadakan Kegiatan Sharing Knowledge Penyelenggaraan Kearsipan. Jum’at , 26 November 2021

Bertempat di Ruangan Audio Visual DPK, dalam rangka meningkatkan kualitas penyelenggarakan kearsipan di Kota Padang Panjang, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang melaksanaan Sharing Knowledge Penyelenggaraan Kearsipan dengan dihadiri langsung oleh Kepala Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan Bapak Prof.Dr.H.M EdwarJuliarta, S.Sos., MM.Turut hadir dalam kegiatan ini yaitu Asisten III, Bapak Martoni, S.Sos, MM dan diikuti oleh seluruh Kasubag Umum dan Kepegawaian OPD se Kota Padang Panjang.Acara di buka langsung oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang, Bapak Yan Kas Bari, SE. Pada sambutan sekaligus perkenalan tentang lembaga kearsipan daerah Kota Padang Panjang menyampaikan terimakasih atas kesediaan dan kedatangan Bapak Edwar bersama rombongan dalam rangka sharing pengetahuan terkait kearsipan. Sebagaimana kita ketahui bahwa arsip adalah bukti akuntabilitas kinerja yang harus dikelola dengan baik. Arsip juga aset yang harus diselamatkan. Jika arsip hilang maka aset melayang, ungkapnya. Maka kita berusaha secara optimal untuk melakukan peningkatan pengelolaan arsip tidak hanya di lembaga kearsipan tetapi juga di seluruh opd, kelurahan dan organisasi di Kota Padang Panjang.

Kemudian dalam pemaparannya, Bapak Edwar menyampaikan bahwa Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan merupakan satu-satunya lembaga kearsipan di Indonesia yang berdiri sendiri atau tidak digabung dengan urusan perpustakaan sesuai dengan Pergub Sumatera Selatan No. 51 Tahun 2016.Berdasarkan hasil pengawasan eksternal yang dilakukan oleh ANRI, Dinas Kearsipan Prov. Sumsel mendapat peringkat 9 nasional tahun 2020.Beliau juga memaparkan beberapa program dan kegiatan yang telah terlaksana yakni melakukan akuisisi arsip statis, pengawasan internal, pemusnahan arsip dan kerjasama dengan beberapa perguruan tinggi, pertai politik, organisasi dll.Sebagai mantan Sekretaris Daerah dan ASN yang pernah mengabdi di Kota Padang Panjang, beliau mengajak seluruh ASN untuk bisa bekerja dengan sungguh-sungguh, profesional dan bersama-sama mengelola arsip sesuai aturan dan amanat Undang-Undang 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, karena arsip tidak hanya untuk masa sekarang tetapi juga untuk masa depan. Akan muncul berbagai masalah jika arsip tidak dikelola dengan baik. Seperti masalah kepemilikan aset, dokumen berharga lainnya. Dalam UU 43 juga sudah diatur tentang sanksi hukum tentang kearsipan, yang harus kita pahami dan patuhi bersama.Acara ditutup dengan penyerahan cendra mata dari Kepala Dinas Kearsipan Provinsi Sumsel kepada Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang begitupun sebaliknya, dilanjutkan melihat ruangan galery arsip hingga foto bersama. (dpk)

Penyelamatan Arsip SMPN 2 Padang panjang

Sesuai dengan amanat UU 43 tahun 2009 tentang kearsipan. Pada hari ini tanggal 23 november 2021 melakukan scan ijazah ke SMP N 2 Padang Panjang. Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Padang Panjang sebagai Lembaga Kearsipan Daerah mempunyai tugas fungsi untuk menyelamatkan dan melestarikan arsip baik arsip OPD/organisasi maupun perorangan. Untuk itu Lembaga Kearsipan Daerah melakukan penyelamatan yang dimulai dari arsip sekolah, dengan cara melakukan penduplikasian arsip sekolah yang dimulai dari ijazah siswa/i tahun ajaran tahun 2020-2021. (dpk)

Pembinaan Perpustakaan Daerah Ke Taman Bacaan Masyarakat

Bersemangat menyambut pagi dalam menjalankan aktivitas dan rutinitas di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Kota Padang Panjang, Senin, 23 November 2021. Semua semangat kerja tersebut dimulai dari kegiatan pembinaan yang dilakukan langsung oleh Kepala Bidang Perpustakaan, Ibu Dra. Tuti Abdul Rajab, M.M bersamaan dengan Kepala Seksi Pengolahan, Layanan Dan Pelestarian Bahan Perpustakaan, Ibu Patmawati, S.IP ke tiga tempat yang berbeda.

Ketiga tempat yang dimaksud merupakan Taman Baca Masyarakat (TBM), yaitu Pojok Baca Bukit Tui yang sedang melakukan renovasi bangunan taman baca, TBM Sahalai Lapiak dan TBM Bank Sampah Kurabu. Dimana Kepala Bidang Perpustakaan Dan Kepala Seksi Pengolahan, Layanan dan Pelestarian Bahan Perpustakaan menyampaikan hal-hal yang berkenaan dengan taman baca yang ideal, bagaimana meningkat jumlah pengunjung taman baca, gerakan atau langkah apa saja yang harus dilakukan untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang ada di taman baca tersebut serta kebijaksanaan yang harus diambil dalam menemukan solusi untuk mengatasi dan menyelesaikan masalah yang ditemui di taman baca. (dpk)

Lomba Bercerita Anak dan Bunda Literasi Dalam Rangka Pelaksanaan KegiatanPengembangan Literasi Berbasis Inklusi Sosial.

Gelaran lomba yang dihelat oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan di Pendopo rumah dinas Walikota Padang Panjang berlangsung meriah dan seru. Rabu, 06 Oktober 2021.Kegiatan yang berlangsung dua hari ini diawali oleh laporan ketua panitia, Plt. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang, Afrizal,S.Sos . Selanjutnya sambutan sekaligus pembukaan acara secara resmi oleh Bunda Literasi Kota Padang Panjang, dr.Dian Puspita,Sp.JP.

Dalam sambutannya, dr.Dian menyebutkan akan pentingnya literasi untuk masa depan anak-anak bangsa serta dengan diadakannya lomba bercerita ini mengasah percaya diri, keterampilan dan kecakapan berbahasa serta mampu mengajak audience untuk larut dalam cerita yang disuguhkan, apalagi tema yang diangkat berkenaan dengan Covid-19 yang sedang menjadi issue global.Dalam perlombaan bercerita ini, terpilih 3 pemenang utama dan 3 pemenang harapan. Peringkat kesatu berhasil diraih wakil dari Kelurahan Tanah Hitam, disusul peringkat kedua dari Kelurahan Koto Panjang dan Peringkat ketiga dari Kelurahan Silaing Bawah. Masing-masing pemenang berhak memperoleh Tabanas dan trofi. Juri dalam lomba bercerita adalah juri kompeten dalam bidangnya yakni Niki Martoyo, pendongeng Sumbar, Joni Aldo, seorang pegiat Literasi Padang Panjang serta Bunda Literasi Kota Padang Panjang, dr.Dian Puspita,Sp.JP .(DPK)

Kepala Pusat Sistem Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (SIKN & JIKN) Arsip Nasional Republik Indonesia melakukan kunjungan ke LKD Kota Padang Panjang, Rabu, 6 Oktober 2021

Kepala Pusat Sistem Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (SIKN & JIKN) Arsip Nasional Republik Indonesia melakukan kunjungan ke LKD Kota Padang Panjang, Rabu, 6 Oktober 2021.Kedatangan Ibu Listianingtyas Murgiwati, M.Pd bersama tim dalam rangka memberikan sosialisasi dan bimbingan teknis terkait pengelolaan Jaringan Informasi Kearsipan Indonesia (JIKN) yang mana Dinas Perpustakaan dan Kearsipan sebagai salah satu bagian dari simpul JIKN yang tergabung sejak tahun 2017 lalu.Menurut Bapak Agung Gede Sumardika selaku Koordinator Kelompok Pengembangan Simpul Jaringan ANRI mengatakan bahwa alasan kunjungan tim ANRI ke lembaga kearsipan daerah Kota Padang Panjang karena keaktifan LKD Kota Padang Panjang dalam mengelola simpul SIKN dan JIKN dan memberikan bimbingan dalam rangka keikutsertaan nantinya dalam lomba pengelolaan SIKN dan JIKN terbaik Nasional.

Kegiatan bimbingan ini diikuti oleh seluruh jajaran pada Bidang Kearsipan DPK Kota Padang Panjang dan juga dihadiri oleh utusan dari Lembaga Kearsipan Daerah Kota Sawahlunto, Kab. Agam dan Kab. Tanah Datar.Kepala Bidang Kearsipan (Ibu Elfita Yeni, S.Pd) berharap dengan adanya bimbingan langsung Tim Pusat SIKN & JIKN ANRI, Semoga kedepan LKD Kota Padang Panjang bisa lebih baik lagi dalam mengelola arsip pada simpul jaringan serta mampu menyajikan arsip sebagai informasi untuk meningkatkan layanan kepada masyarakat. (DPK)

WARUNG BACA

PROFIL INOVASI WARUNG BACA

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA PADANG PANJANG

PENDAHULUAN

  • LATAR BELAKANG/PERMASALAHAN

Banyaknya masyarakat Kota Padang Panjang yang suka duduk di warung hanya untuk minum kopi dan ngobrol hal- hal yang tidak penting sambil duduk santai menghabiskan waktu, dari kondisi tersebut diharapkan Warung menjadi tempat berkumpul masyarakat tidak hanya sekedar makan atau minum tetapi juga duduk santai menghabiskan waktu sambil membaca untuk menambah wawasan dan ilmu pengtahuan.

MAKSUD DAN TUJUAN

Meningkatkan wawasan dan pengetahuan masyarakat

MANFAAT INOVASI

Meningkatkan minat dan budaya baca masyarakat

PIHAK YANG TERLIBAT

  • Masyarakat
  • Pemilik Warung

RENCANA BIAYA

Rencana biaya sebesar Rp. 51.000.000,-

TABEL RENCANA AKSI (Form D-2)

PELAKSANAAN

GAMBARAN TEKNIS PELAKSANAAN INOVASI

Memfasilitasi warung dengan buku- buku, koran dan majalah sehingga Masyarakat yang berkunjung ke warung tidak hanya sekedar belanja makanan atau minuman tetapi juga duduk santai menghabiskan waktu, dan untuk mengisi kekosongan waktu tersebut diarahkan agar membaca buku untuk menambah wawasan dan peningkatan pengetahuan, dan setiap bulannya dilakukan pembinaan terhadap warung baca dalam pengembangannya.

KINERJA CAPAIAN INOVASI SAAT INI

Saat ini telah terbentuk 2 buah Warung Baca yang menyediakan layanan baca ditempat, peminjaman dan pengembalian buku.

KENDALA  YANG DIHADAPI DAN SOLUSI

  • KENDALA

Kondisi warung baca belum representatif karena Keterbatasan anggaran dalam pemenuhan sarana dan prasarana yang dimiliki oleh warung baca serta koleksi yang tersedia masih sangat terbatas.

SOLUSI

Melakukan peminjaman buku bergulir terhadap warung baca setiap 1 kali dalam sebulan, sehingga koleksi beragam dan tidak membosankan bagi pengunjung warung baca serta mengusulkan kegiatan Bedah Warung Baca.

PENUTUP

  • Kesimpulan

Warung Baca merupakan suatu tempat yang  memiliki tujuan untuk memberikan informasi yang bermanfaat serta membantu permasalahan orang banyak, Dengan adanya warung baca diharapkan mampu memberikan inspirasi tentang banyak hal yang baru, menambah wawasan, menumbuhkan minat dan budaya baca dll. Inovasi warung baca telah berjalan dengan baik meskipun masih banyak kendala dan halangan, namun secara umum telah dapat memberikan manfaat terhadap warga sekitarnya dalam hal penambahan wawasan dan ilmu pengetahuan.

/red DPK

Kelurahan Bukit Surungan Wakili Kota Padang Panjang

Kelurahan Bukit Surungan mewakili Kota Padang Panjang untuk kategori Perpustakaan Umum terbaik Desa/ Kelurahan tingkat Provinsi Sumatera Barat tahun 2021, Tim penilai diketuai oleh Bapak Drs.Januarisdi.M.Lis beserta Duta Baca Sumbar Mardhyan Novita MZ dan beberapa anggota tim penilai dari Pusda Sumbar lainnya. Senin (14/06/2021).


Rombongan tim penilai diterima dengan baik oleh Lurah Busur, Bapak Fiori Agustian,S.IP didampingi oleh Kabid Perpustakaan Dra.Hirda serta jajaran Kasi dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Panjang. Penilaian Perpustakaan Umum terbaik Desa / Kelurahan berdasarkan kelengkapan dari instrumen yang telah diisi sebelumnya serta melihat bagaimana Perpustakaan Desa / Kelurahan tersebut bersinergi dengan masyarakat demi terwujudnya masyarakat yang literat dan sejahtera.
Selain melakukan penilaian perpustakaan, tim penilai berkesempatan mengunjungi dua TBM yang merupakan perpanjang tanganan dari Perpustakaan Umum Kelurahan Busur yakni TBM Makrame Kreative dan Kafe Literasi Gang Aster, TBM Makrame merupakan salah satu penerima manfaat dari Perpustakaan Berbasis Inklusi Sosial ( Publis ) dengan spesifikasi mengolah tali temali menjadi suatu benda / barang ( makrame ) yang nantinya produk yang dihasilkan akan dijual untuk menambah income keluarga. Sedangkan Kafe Literasi Gang Aster menghasilkan produk berupa meja dan kursi unik yang terbuat dari ban bekas. “Teknik pengolahan ban bekas menjadi barang berguna ini didapat setelah membaca buku yang dipinjam dari Perpustakaan Kelurahan”, kata Wati, pengurus Kafe Literasi Gang Aster. Hal senada juga disampaikan oleh Asmidar,Ketua TBM Makrame Kreative, sejak membaca buku keterampilan makrame, ia merasa tertantang untuk membuat berbagai macam kerajinan dari bahan baku tali.
“Kita semua berharap, semoga Perpustakaan Busur ini melaju dan mendapat peringkat di Provinsi, dengan prestasi tersebut agaknya bisa menjadi pemantik semangat Perpustakaan Umum kelurahan lain di Kota Padang Panjang untuk ikut berpartisipasi dalam lomba yang sama di tahun mendatang”, pungkas Hirda. (dpk)

Perpusnas Kembangkan Situs Web e-Deposit Versi 3

Medan Merdeka Selatan, Jakarta – Hadirnya Undang-Undang Nomor 13 tahun 2018 tentang Serah Simpan Karya Cetak Karya Rekam (SSKCKR) menjadikan Perpustakaan Nasional (Perpusnas) RI semakin berperan penting dalam mewujudkan Koleksi Nasional dan melestarikannya sebagai hasil budaya bangsa.

Perpusnas pun berupaya mengembangka sistem e-Deposit untuk memfasilitasi penerbit dan produk rekam, baik individu maupun organisasi agar lebih mudah menyerahkan karya elektroniknya. Apalagi, saat ini banyak publikasi dalam format digital atau elektronik. Seperti, buku digital, koran digital, majalah digital dan publikasi digital lainnya.

“Semua itu merupakan salah satu hasil budaya bangsa Indonesia yang harus dilestarikan. Kami bersyukur karena karya digital atau elektronik tersebut kini secara tegas dalam UU SSKCKR disebutkan sebagai salah satu karya yang harus diserahkan kepada Perpustakaan Nasional untuk disimpan, dilestarikan dan didayagunakan,” tuturnya, dalam acara Peluncuran Situs Web E-Deposit Versi 3 dan Workshop E-Deposit yang digelar oleh Direktorat Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan di Ruang Teater Perpustakaan Nasional, Jl. Medan Merdeka Selatan No. 11 Jakarta, pada Rabu (9/6/2021). 

Ofy Sofiana menjelaskan, pengembangan sistem e-Deposit yang saat ini tengah dilakukan oleh Perpusnas merupakan pembaruan dari e-Deposit versi sebelumnya yang pertama kali diluncurkan pada tahun 2019.

Dengan pembaruan tersebut, wajib serah dapat menyerahkan berbagai jenis koleksi digital jika memenuhi syarat dan ketentuan berlaku. Selain itu, fitur keamanan yang lebih mutakhir karena aplikasi e-Deposit preview yang sudah di watermark dan sesuai izin oleh wajib serah.

“Dengan adanya beberapa perbaikan serta penambahan fitur baru tersebut, kami berharap dapat lebih meningkatkan pelayanan serah simpan karya elektronik/digital,” jelasnya.

Sementara itu, Direktur Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan Emyati Tanke Lembang mengatakan, dalam perkembangannya sejak sistem e-Deposit pertama kali diluncurkan, Perpusnas telah menghimpun lebih dari 46 ribu karya elektronik/digital.

Sebanyak 24.218 ribu diantaranya merupakan buku elektronik/digital, dan lainnya seperti peta digital, surat kabar digital, maupun audio. Koleksi ini berasal dari 1.444 produsen karya rekam yang telah terdaftar pada sistem e-Deposit.

“Tiap produsen karya rekam wajib menyerahkan satu salinan rekaman dari setiap judul karya rekam kepada Perpusnas, dan satu salinan kepada Perpustakaan Provinsi tempat domisili, yang dilakukan paling lama satu tahun setelah dipublikasikan,” terangnya.

Emyati berharap dengan adanya pembaruan e-Deposit versi 3 ini, dapat meningkatkan jumlah terbitan karya rekam yang diserahkan ke Perpusnas.

Audit Pengawasan Kearsipan

Hari ke dua pelaksanaan Audit Pengawasan Kearsipan di BPKD Kota Padang Panjang, Selasa 8 Juni 2021.

Tim mencatat beberapa temuan terkait audit tahun 2020 kemaren, sebagian besar masih belum ditindaklanjuti.

Tim memberi waktu selama 2 minggu kedepan untuk segera menindaklanjuti temuan tersebut untuk mewujudkan pengelolaan arsip sesuai dengan kaidah dan aturan yang berlaku. /red dpk